Términos y condiciones, política de uso y tratamiento de datos

1. Qué es este servicio

Ofrecemos un sistema en línea para la gestión de casilleros y paquetería. La empresa que lo contrata — en adelante, la empresa — lo usa para registrar paquetes, avisar a sus clientes, despachar entregas, cobrar y llevar sus reportes.

El sistema se entrega como servicio: funciona desde el navegador, se aloja en nuestros servidores y no se instala en los equipos de la empresa.

Al usar el sistema, la empresa acepta estas condiciones. Si no está de acuerdo con alguna, debe dejar de usarlo.

2. Planes, precios y pagos

El servicio se contrata por plan. Lo que incluye cada uno (usuarios, sucursales y funciones) y su precio son los publicados en nuestra web, en la sección de planes, o los acordados por escrito con la empresa. Las funciones, los usuarios y las sucursales adicionales se suman al precio mensual como añadidos.

• Los precios están en dólares de los Estados Unidos (USD).
• Se puede pagar mensual o anual. El pago anual cubre doce meses y se pagan diez.
• Los primeros 7 días desde el alta no se cobran. El primer pago vence cuando terminan.
• Después, el pago vence el mismo día de cada mes, o de cada año si el pago es anual.
• Desde 5 días antes del vencimiento avisamos a la empresa dentro de su panel y por los medios de contacto que nos haya dado.
• Si el pago no llega, la empresa tiene 5 días de gracia con el sistema funcionando con normalidad.
• Al terminar la gracia se suspende el acceso del personal. El portal de sus clientes sigue abierto 7 días más, para que puedan consultar sus paquetes.
• La suspensión no borra nada: el acceso se restablece en cuanto se registra el pago.
• Cuando la empresa reporta un pago desde su panel, el acceso se mantiene 2 días mientras lo verificamos.

El precio que paga la empresa se mantiene aunque cambien los precios publicados. Solo cambia si la empresa cambia de plan, agrega o quita añadidos, o si se lo avisamos con antelación razonable.

3. Cuentas y responsabilidad

Cada persona que entra al sistema lo hace con su propia cuenta. La empresa es responsable de crear, mantener y dar de baja las cuentas de su personal, y de lo que esas cuentas hagan.

Cada plan admite una cantidad de usuarios activos. El administrador de la empresa no cuenta dentro de esa cantidad.

Las contraseñas se guardan cifradas y no podemos leerlas. Si alguien pierde su acceso, se genera una nueva; no existe forma de recuperar la anterior.

Si la empresa detecta un acceso indebido, debe avisarnos cuanto antes para bloquear la cuenta afectada.

4. Disponibilidad y límites

Procuramos que el sistema esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas del proveedor de infraestructura o causas fuera de nuestro control.

Las tareas de mantenimiento programado se avisan con anticipación y se hacen en horarios de baja actividad.

El servicio se presta tal como está. No respondemos por pérdidas comerciales, lucro cesante ni daños indirectos derivados de una interrupción o de un uso incorrecto del sistema.

5. Si el servicio termina

La empresa puede dejar de usar el sistema cuando quiera.

Al terminar, le entregamos su información en un archivo utilizable. Tiene treinta días desde la fecha de baja para solicitarlo.

Pasado ese plazo, la información se elimina de nuestros sistemas activos. Los respaldos ya generados se purgan según su propio ciclo de conservación, que no excede los noventa días.

Conservamos el registro de los pagos del servicio, porque es nuestra obligación contable.

6. Cambios a estas condiciones

Podemos actualizar estas condiciones cuando el servicio cambie o cuando lo exija la ley. Si el cambio es relevante, lo avisaremos con antelación razonable por correo o dentro del propio sistema.

Seguir usando el sistema después de la fecha de entrada en vigor supone aceptar la versión nueva.

7. Lo que la empresa puede hacer

• Usar el sistema para operar su propio negocio de casilleros y paquetería.
• Dar de alta a su personal con las cuentas que necesite, dentro de lo que permita su plan, con los permisos que decida.
• Abrir las sucursales o bodegas que permita su plan y trasladar paquetes entre ellas.
• Personalizar el sistema con su logo, sus colores, sus tarifas y sus textos.
• Usar su propio dominio o subdominio para que sus clientes entren con su marca, según su plan.
• Registrar a sus clientes y los paquetes de estos, y comunicarse con ellos por los medios que el sistema ofrece.
• Enviar promociones a sus propios clientes con el módulo de Marketing, si lo contrata, según lo dispuesto más abajo.
• Exportar en cualquier momento la información que ha cargado.

8. Lo que no está permitido

• Revender, alquilar o sublicenciar el sistema a terceros, ni ofrecerlo como si fuera propio a otras empresas.
• Copiar, descompilar o intentar reproducir el programa o alguna de sus partes.
• Compartir las credenciales de acceso con personas ajenas a la empresa.
• Enviar mensajes o promociones a personas que no son sus clientes, usar listas compradas o de terceros, o escribirle a quien pidió no recibir promociones.
• Enviar por el sistema contenido engañoso, ofensivo o ajeno a su negocio.
• Cargar información de personas que no son sus clientes, o datos obtenidos sin el consentimiento de sus titulares.
• Usar el sistema para actividades contrarias a la ley, incluido el manejo de mercancía de tráfico prohibido.
• Intentar acceder a la información de otras empresas alojadas en la plataforma, ni probar o forzar los mecanismos de seguridad.
• Realizar pruebas de carga, automatizaciones masivas o cualquier uso que degrade el servicio para los demás.

El incumplimiento de cualquiera de estos puntos puede llevar a la suspensión inmediata del servicio.

9. WhatsApp y correo

WhatsApp. La empresa vincula su propio número escaneando un código desde su panel, y los avisos y promociones salen desde ese número. La conexión no usa la plataforma oficial de WhatsApp para empresas: WhatsApp puede limitar o bloquear un número si detecta envíos masivos o recibe reportes de spam. Ponemos medidas para reducir ese riesgo, pero no podemos garantizar que no ocurra ni respondemos por el bloqueo de un número. Recomendamos usar un número dedicado a la empresa.

Correo. El servicio de correo de cada empresa lo configuramos nosotros, con su nombre y su dirección de remitente. Para que el correo salga desde su propio dominio, la empresa debe permitir los registros de verificación que le indiquemos en ese dominio. El envío de promociones por correo puede tener un tope mensual según lo contratado.

Los avisos de paquetes y las promociones llegan con la marca de la empresa. Las respuestas de sus clientes le llegan a ella, no a nosotros.

10. Campañas de promociones

Si la empresa contrata el módulo de Marketing, puede enviar promociones por WhatsApp y por correo a sus propios clientes. Al usarlo:

• La empresa es responsable del contenido de sus promociones y de contar con la autorización de sus clientes para enviárselas.
• Cada promoción lleva un enlace para darse de baja. Quien se da de baja deja de recibir promociones, pero sigue recibiendo los avisos de sus paquetes. La empresa debe respetar esa decisión.
• El sistema no envía promociones a quien se dio de baja ni a quien pidió no recibir avisos por ese medio, y no repite el mismo mensaje a un mismo número o correo en pocos días.
• Para proteger el número de la empresa y la reputación de su correo, los envíos salen con pausas, dentro de un horario y con un máximo por día o por mes. Una campaña grande puede tardar varios días en completarse.
• Los correos que el servicio de envío rechaza, rebotan o se marcan como spam quedan registrados. Quien marca una promoción como spam deja de recibir promociones.

11. De quién son los datos

Esto incluye su base de clientes, los paquetes, los despachos, los cobros, las tarifas y todo lo demás que registre.

Respecto de los datos personales de los clientes finales — nombres, teléfonos, correos, cédulas y direcciones — la empresa es quien decide por qué y para qué los trata. Nosotros los procesamos únicamente por cuenta de ella y siguiendo sus instrucciones, conforme a la Ley 81 de 2019 de Protección de Datos Personales de la República de Panamá.

Esto significa que la empresa es la responsable de haber obtenido esos datos de forma lícita, de informar a sus clientes y de atender las solicitudes que estos le hagan sobre su información.

12. Qué hacemos con los datos almacenados

Usamos la información solo para prestar el servicio. En concreto:

• Guardarla y mostrarla a la empresa y a sus clientes dentro del sistema.
• Enviar los avisos y las promociones por correo y WhatsApp que la propia empresa configura.
• Contar los mensajes y correos enviados, para aplicar los límites de cada plan y del servicio de envío.
• Generar sus respaldos automáticos.
• Mantener registros técnicos de acceso y de errores, necesarios para la seguridad y el soporte.

Nuestro personal accede a la información de una empresa únicamente cuando es necesario para resolver un problema técnico o atender una solicitud de soporte, y solo en la medida indispensable. Los accesos quedan registrados.

Cada empresa tiene su propio espacio dentro del sistema. Ninguna puede ver la información de otra.

13. Derechos de los clientes finales

Los clientes de cada empresa pueden pedir el acceso, la corrección o la eliminación de sus datos, u oponerse a recibir comunicaciones. Esas solicitudes se dirigen a la empresa, que es la responsable de sus datos; nosotros le damos las herramientas para atenderlas.

• Desde su portal, el cliente puede corregir sus datos de contacto y elegir si recibe avisos por correo, por WhatsApp y promociones.
• Desde el enlace que llega en cada promoción, puede darse de baja sin entrar al portal, y volver a darse de alta si fue un error.

Si un cliente final nos escribe a nosotros, trasladamos su solicitud a la empresa que corresponda.

14. Terceros que intervienen

Para funcionar, el servicio se apoya en proveedores externos. Según lo que cada empresa tenga activo, pueden participar:

• El proveedor de infraestructura donde se aloja el servidor.
• El servicio de envío de correos que configuramos para la empresa.
• El servidor de mensajería que conecta el número de WhatsApp de la empresa.
• La plataforma de facturación electrónica, si la empresa emite facturas ante la autoridad fiscal.

A cada uno se le entrega únicamente lo necesario para cumplir su función: por ejemplo, al servicio de correo se le entrega el mensaje y la dirección del destinatario, nada más.

15. Seguridad, respaldos y conservación

• Todas las conexiones viajan cifradas con certificado de seguridad.
• Las contraseñas se guardan con cifrado irreversible.
• Los tokens y claves de los servicios externos se guardan cifrados.
• Se registran los intentos de acceso fallidos y se bloquean temporalmente tras varios errores.
• Se genera un respaldo diario de la base de datos, con una copia guardada fuera del servidor.
• Los registros de seguridad y el historial de avisos enviados se conservan sesenta días y luego se borran solos.

Ningún sistema es infalible. Trabajamos para proteger la información con medidas razonables, pero no podemos garantizar de manera absoluta que nunca ocurra un incidente. Si llegara a ocurrir uno que afecte datos de una empresa, se lo comunicaremos sin demora.

16. Nuestra página web

Nuestra página pública no usa cookies, ni publicidad, ni herramientas de seguimiento de terceros.

Solo contamos las visitas: de dónde llega el visitante y si entra desde computadora o teléfono. No guardamos su dirección IP; para no contar dos veces a la misma persona usamos una huella irreversible que cambia cada día y se borra a los dos días.

Si nos escribe por WhatsApp o por correo desde la página, usamos sus datos solo para responderle.

17. Contacto y ley aplicable

Para cualquier consulta sobre estas condiciones o sobre el manejo de la información, escríbenos a soporte@micasilleropro.com.

Estas condiciones se rigen por las leyes de la República de Panamá. Cualquier controversia se somete a sus tribunales.